Biến chuỗi email thành bước tiếp theo rõ ràng cho mọi cuộc trò chuyện. Okou xác định các yêu cầu mở, sắp xếp danh sách theo dõi và chuẩn bị các câu trả lời mà bạn có thể xem lại trước khi gửi.
Mô tả cuộc trò chuyện bạn muốn theo dõi
Mở Okou với nhiệm vụ của bạn. Thêm chuỗi email đầy đủ sau khi đăng nhập; việc kết nối hộp thư đến của bạn là tùy chọn. Không có gì được gửi tự động.Chuẩn bị phần tiếp theo của tôi
Bắt đầu với:
Trình tạo email theo dõi AI làm gì?
Quá trình theo dõi hữu ích bắt đầu với trạng thái mới nhất của cuộc trò chuyện: nội dung được yêu cầu, nội dung đã được trả lời và ai cần hành động tiếp theo. Okou đọc chuỗi được cung cấp trước khi đề xuất phản hồi.
Kết quả là một danh sách kiểm tra có thể chỉnh sửa được với các thông điệp nguồn và bản nháp cho từng cuộc trò chuyện cần chú ý. Thời hạn không rõ ràng, thiếu tài liệu đính kèm và các cam kết không được phê duyệt vẫn là những câu hỏi cần bạn giải quyết.
Bạn có thể chuẩn bị những email tiếp theo nào?
Sử dụng cuộc trò chuyện mà bạn đã có để tiếp tục công việc.
Theo dõi đề xuất của khách hàng
Tóm tắt lại đề xuất, trả lời các câu hỏi mở và đề xuất bước tiếp theo mà không cần thêm các điều khoản thương mại mới.
Thiếu tài liệu và phê duyệt
Yêu cầu các tệp, câu trả lời hoặc quyết định vẫn chặn việc phân phối, với yêu cầu ban đầu được đính kèm với từng mục.
Đối thoại hợp tác
Giữ phạm vi, câu hỏi về giá cả và trách nhiệm rõ ràng trong quá trình trao đổi lâu hơn.
Câu trả lời tồn đọng của bạn
Tách biệt các tin nhắn cần bạn phản hồi khỏi các cuộc hội thoại đang chờ người khác.
Cách theo dõi email trở thành quy trình làm việc trong hộp thư đến
Sử dụng ngữ cảnh hộp thư đến được ủy quyền để cập nhật danh sách hành động tiếp theo và bản nháp, đồng thời xem xét trước khi gửi.
Trao đổi khách hàng minh họa cho thấy lý do tại sao việc theo dõi phải tính đến phản hồi mới nhất.
Cuộc trò chuyện mẫu
Ngày 6 tháng 10 · tin nhắn của bạn
Bạn đã gửi đề xuất và yêu cầu khách hàng cung cấp logo cũng như ngày bắt đầu được phê duyệt.
Ngày 8 tháng 10 · trả lời của khách hàng
Khách hàng đính kèm logo, hỏi “Giá đã bao gồm thuế chưa?” và cho biết ngày bắt đầu vẫn đang được thảo luận.
Danh sách kiểm tra tiếp theo và dự thảo
1
Hành động tiếp theo của bạn: xác nhận việc xử lý thuế
Tin nhắn mới nhất của khách hàng hỏi một câu hỏi mà bạn chưa trả lời. Kiểm tra báo giá đã được phê duyệt trước khi trả lời; chủ đề không thiết lập câu trả lời.
2
Hành động mở của khách hàng: xác nhận ngày bắt đầu
Giữ ngày không được xác nhận. Yêu cầu biểu trưng đã được giải quyết và sẽ không xuất hiện dưới dạng lời nhắc khác.
3
Trả lời bản nháp để xem xét
"Cảm ơn bạn đã gửi logo. Về câu hỏi về thuế: [thêm câu trả lời đã được xác minh từ báo giá đã được phê duyệt]. Vui lòng cho tôi biết sau khi ngày bắt đầu được xác nhận."
Ví dụ minh họa với thư từ hư cấu, không phải dữ liệu khách hàng. Câu trả lời là bản nháp và câu trả lời trong ngoặc cần bạn xem xét.
Đạt được kết quả tốt hơn với các trình kết nối
Kết nối Gmail khi bạn muốn Okou truy xuất các chuỗi liên quan và chuẩn bị bản nháp với ngữ cảnh đầy đủ của chúng.
Trình kết nối hữu ích
Gmail
HubSpot
Google Drive
Khám phá phân loại hộp thư đến hàng ngày
Kết nối các ứng dụng chứa tài liệu nguồn mới nhất. Tái sử dụng các bước làm quy trình làm việc. Chỉ thêm tự động hóa khi quy trình làm việc nên bắt đầu từ một trình kích hoạt hoặc lịch trình.
Tôi có phải kết nối tài khoản email của mình không?
Không. Mô tả nhiệm vụ tại đây, sau đó thêm các email có liên quan vào Okou sau khi đăng nhập. Chỉ kết nối hộp thư đến của bạn nếu bạn muốn Okou truy xuất cuộc trò chuyện hoặc chuẩn bị bản nháp ở đó.
Nó có tự động gửi các email tiếp theo không?
Không. Nhiệm vụ này chuẩn bị một danh sách kiểm tra và các bản nháp có thể chỉnh sửa. Xem lại thông tin, người nhận, giọng điệu, tệp đính kèm và cam kết trước khi gửi.
Nó có thể xác định được ai đang chờ trả lời không?
Yêu cầu Okou so sánh các tin nhắn đã gửi và trả lời mới nhất trong từng chuỗi được cung cấp. Các bản nháp chưa gửi không được tính là phản hồi và lịch sử bị thiếu vẫn được đánh dấu là không chắc chắn.
Điều gì xảy ra khi ngày tháng hoặc điều khoản thương mại không rõ ràng?
Họ vẫn là những câu hỏi mở. Một cụm từ như ngày mai cần ngày và múi giờ của tin nhắn ban đầu; một yêu cầu chưa được trả lời không phải là thời hạn hoặc mức giá được chấp nhận.
